Büro: Software für die Buchhaltung
Als Freiberufler wirst du auch mit den unangenehmen Seiten der Selbstständigkeit konfrontiert – der Buchhaltung. Damit dieser ohnehin nicht ganz einfache Part etwas angenehmer wird, solltest du vom ersten Tag an mit einer Software arbeiten, die dir viele Prozesse und Denkarbeit abnimmt. In diesem Artikel stelle ich dir vor, womit ich selbst gute Erfahrungen gemacht habe. Ich arbeite zwar mit Apple Computern, es gibt ähnliche Tools jedoch auch für Windows und sogar für das Apple iPad.
Rechnungen schreiben
Natürlich spricht nichts dagegen, Rechnungen einfach mit Microsoft Word oder Apple Pages zu schreiben. Eine Rechnungsvorlage ist schnell erstellt und kann dann immer wieder verwendet werden. Es gibt aber einige Fallstricke, die dann beachtet werden müssen: Wurde das Datum aktualisiert? Ist die Rechnungsnummer fortlaufend? Sind alle Kundendaten richtig? Wie sieht es mit der Umsatzsteuer aus?
Dies sind nur einige wenige Beispiele dafür, was alles bei der Rechnungserstellung zu beachten ist. Insbesondere dann, wenn man viele verschiedene Kunden hat, eventuell unterschiedliche Steuersätze für die Umsatzsteuer, wiederkehrende Kunden usw. kann es schnell kompliziert werden.
Ich habe mir gleich zu Beginn für die Rechnungserstellung eine passende Software gesucht und zugelegt. Hier kann ich nicht nur alle Kunden anlegen und verwalten, ich kann verschiedene Rechnungsvorlagen erstellen, die Kunden mit unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen belegen, Templates für meine Tätigkeiten anlegen, die dann mit einem Klick in die Rechnung samt Honorar übernommen werden, die Rechnungen aus der Software heraus verschicken, sie verwalten und auch Zahlungserinnerungen und Mahnungen schreiben. Außerdem gibt es zahlreiche weitere Tools, von denen ich bislang nur einen Bruchteil überhaupt einsetze. Am Mac ist das die Software GrandTotal, mit der ich arbeite. Auch für Windows gibt es ähnliche Tools.
Die Software GrandTotal kommt aus der Schweiz und kann in der kleinsten Version schon für wenig Geld im Monat gemietet werden.
Andere Lösungen sind lexoffice, das online funktioniert, oder WISO Mein Büro, das in einer Desktop und einer Brower-Variante angeboten wird. Die Preise bewegen sich dabei in einem ähnlichen Rahmen.
Einnahmen und Ausgaben verwalten
Ebenso wichtig wie das Schreiben von Rechnungen ist das Verwalten aller Einnahmen und Ausgaben. Eine reine Zettelwirtschaft treibt schnell in den Wahnsinn und man glaubt nicht, wie viel Papier dann am Ende des Jahres zusammenkommt. Wer jetzt erst den Taschenrechner zur Hand nimmt, wird sein blaues Wunder erleben. Für Musiker mit Umsatzsteuerpflicht und Umsatzsteuervoranmeldungen ist das ohnehin nicht möglich, denn hier müssen mindestens quartalsweise Berechnungen der Umsatzsteuer her. Und das geht nur dann, wenn man diese mit den Einnahmen und Ausgaben auch richtig verbucht hat.
Es gibt nun wieder mehrere Möglichkeiten, diese Aufgabe zu bewältigen. Eine Möglichkeit ist das Nutzen einer Software für die Steuererklärung und EÜR. Die meisten dieser Programme ermöglichen es, schon im Jahresverlauf Daten für die EÜR einzugeben, verbinden sich automatisch mit dem Konto und ermöglichen so die Zuweisung aller Einnahmen und Ausgaben. Daraus lassen sich dann entsprechende Reports erstellen. Ich verwende zu diesem Zweck seit einem Jahr zum Beispiel die Software WISO Steuer.
Zuvor habe ich allerdings mit Numbers, dem Microsoft Excel Äquivalent von Apple, gearbeitet und dazu jährlich für wenig Geld eine professionelle Vorlage gekauft, in die ich nur noch meine Einnahmen und Ausgaben eintragen musste. Diese Vorlagen, die du unter www.numbersvorlagen.de für sehr wenig Geld kaufen kannst, gibt es für Numbers Mac und Numbers iPad.
Es gibt auf jeder Seite eine praktische Übersicht über die Buchungskonten, zu denen du deine Einnahmen und Ausgaben zuweist. Sie erscheinen dann automatisch aufsummiert in der entsprechenden Tabelle.
Bist du umsatzsteuerpflichtig, hilft dir ein entsprechender Tab bei der Umsatzsteuervoranmeldung und der Umsatzsteuererklärung.
Auch Fahrtkosten und Reisekosten dürfen nicht fehlen – inklusive der eventuell anfallenden Verpflegungspauschale:
Größere Anschaffungen müssen über mehrere Jahre abgeschrieben werden, während kleinere Anschaffungen bis 800€ sofort abzugsfähig sind. Das Verwalten dieser teil mehrjährigen Abschreibungen gemäß ihrer jährlichen Abnutzung nach AfA übernimmt die Vorlage auch für dich.
Am Ende des Geschäftsjahres erwartet dich das Erstellen der Einnahmeüberschussrechnung (EÜR) und der Steuererklärung. Hier hilft dir die Numbers-Vorlage ebenfalls, indem sie eine dem amtlichen Vordruck entsprechende Tabelle ausgibt, deren Werte du nur noch in das Elster-Formular übertragen musst.
Entsprechende Vorlagen gibt es natürlich auch für Excel. Selbst das eine oder andere Freeware Tool ist mir schon im Internet begegnet.
Fazit
Buchhaltung ist immer unangenehm. Mit entsprechenden Software Tools und Vorlagen für Excel oder Numbers machst du dir das Leben sehr viel leichter und auch das Erstellen der Steuererklärung und der EÜR am Jahresende geht deutlich schneller. In jedem Fall ist das gut investiertes Geld, das du sogar als Betriebsausgabe von deinem Umsatz abziehen darfst.
