Wissen: Veranstaltungsvertrag

Das wohl wichtigste Dokument für jede live spielende Band ist der Veranstaltungsvertrag. Mit diesem Vertrag legst du verbindlich die Rahmenbedingungen für ein Konzert oder jegliche Art von Auftritt deiner Band fest, an die in der Folge ihr selbst und der Veranstalter gebunden seid. Was alles in so einen Vertrag gehört und warum, erfährst du in diesem Artikel.

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Absprachen mündlich und per Handschlag? Besser nicht!

Warum benötigt ihr einen Vertrag?

Ein Vertrag regelt für beide Seiten verbindlich vor einer Veranstaltung deren Rahmenbedingungen. An diese Bedingungen haben sich die Vertragspartner zu halten und können im Falle eines Vertragsbruches haftbar gemacht werden. Ein solcher Vertrag kann mündlich oder schriftlich zustande kommen. Ich empfehle euch aber ausdrücklich, immer einen schriftlichen Vertrag abzuschließen. Bei mündlichen Verträgen ist es schwierig, bei Streitigkeiten zu beweisen, was denn genau vereinbart wurde. Ein von beiden Seiten schriftlich geschlossener und unterschriebener Vertrag ist hingegen im Streitfall ein wichtiges Beweismittel.

Was gehört in den Vertrag

Es gibt einige Punkte, die in jedem Fall in den Vertrag gehören. Sie bilden die Grundlage für euren Auftritt. Dazu gehören:

  • Name und Anschrift des Veranstalters
  • Name und Anschrift der Band bzw. desjenigen, der die Band vertritt
  • Veranstaltungsort
  • Veranstaltungszeitraum (Startzeit, Endzeit)
  • vereinbarte Gage zzgl. Spesen
  • Zahlweise der Gage und Fälligkeit
  • Datum und Ort der Vertragsunterzeichnung sowie die Unterschriften der Vertragspartner

 

Diese Punkte sind die Mindestvoraussetzung für den Vertragsschluss. Meines Erachtens reicht das noch lange nicht, aber sind diese sieben Punkte schriftlich fixiert, ist zumindest der grobe Rahmen schon einmal abgesteckt.

Absage von Veranstaltungen

Aus Erfahrung kann dir sagen, dass einige Dinge immer wieder zu Diskussionen führen, hat man sie vertraglich nicht fixiert. Und selbst ein geschlossener Vertrag hält manchen Veranstalter nicht davon ab, sich nicht an Vereinbarungen zu halten.

Einer der wichtigsten Punkte ist zum Beispiel der Umgang mit einer abgesagten Veranstaltung. Die Corona-Pandemie hat viele Musiker und Veranstalter hart getroffen. Noch immer werden Veranstaltungen mit dem Hinweis auf Corona oder schlechte Kartenvorverkäufe kurzfristig abgesagt oder verschoben. Für professionelle Musiker, deren Lebensunterhalt damit bestritten wird, kann das sehr schnell existenzbedrohend werden. Aus diesem Grund sollte zwingend vertraglich festgelegt werden, wann eine Veranstaltungsabsage akzeptabel ist und zu welchen Bedingungen sie geschehen kann. Ein Beispiel:

Wird eine Veranstaltung behördlich untersagt (wie zur Hochzeit der Pandemie) oder kann sie aufgrund höherer Gewalt nicht stattfinden, sollte dem Veranstalter die Möglichkeit der Absage eingeräumt werden, ohne dass Gegenforderungen seitens der Band gestellt werden. Im gegenseitigen Einvernehmen könnte zum Beispiel eine Verschiebung auf einen späteren Termin vereinbart werden.

Gerne sagen Veranstalter Konzerte ab, wenn der Kartenvorverkauf einen späteren finanziellen Verlust erwarten lässt. Vereinbart für diesen Fall schriftlich ein Ausfallhonorar. Einerseits hält dieses Veranstalter davon ab, vorschnell zu agieren, andererseits rettet es euch vielleicht vor dem finanziellen Ruin. Das Ausfallhonorar entspricht im Idealfall der vereinbarten Gage, sollte aber auch nicht viel weniger als 80 Prozent der Gage betragen.

Krankheitsfall

Unbedingt geregelt werden muss auch, was im Falle der Erkrankung eines Künstlers oder Band-Mitglieds geschieht. Während die Band vielleicht für einige Mitglieder kurzfristig einen Ersatz (Sub) organisieren kann, der einspringt, gibt es für einige andere Mitglieder vielleicht einfach niemanden, der das übernehmen könnte. Regelt vertraglich, was in so einem Fall geschieht. Das kann zum Beispiel das Verschieben der Veranstaltung sein oder das Verpflichten eines gleichwertigen Künstlers oder einer anderen Band. Da meistens im Vorverkauf verkaufte Karten ihre Gültigkeit behalten, wenn eine Veranstaltung aufgrund von Krankheit verschoben werden muss, wird dem Veranstalter der erste Fall lieber sein.

Auftrittsbedingungen

Regelt unbedingt schriftlich, unter welchen Voraussetzungen der Auftritt stattfinden kann. Wie groß muss die Bühne sein? Welche technischen Voraussetzungen gibt es? Gibt es behördliche Auflagen (zum Beispiel zum Brandschutz), die beachtet werden müssen? All das müsst ihr nicht haarklein im Vertrag fixieren, sondern könnt im Vertrag auf euren Technik-Rider verweisen, der dem Vertrag natürlich beigelegt wird. Im Idealfall hat der Veranstalter diesen schon vor dem Vertragsschluss erhalten. Zum Technik-Rider findet ihr einen gesonderten Artikel auf music-sensei.com.

Zu den Auftrittsbedingungen gehört auch, dass es einen gesicherten Backstage-Bereich geben muss. Irgendwo müsst ihr euch schließlich umziehen und aufhalten können, wenn ihr gerade  nicht auf der Bühne seid. Eure privaten Sachen, die ihr schließlich nicht mit auf die Bühne nehmen könnt, müssen sicher verwahrt sein.

Leider habe ich bei einem meiner letzten Auftritte miterleben müssen, wie unerfreulich ein Show-Abend enden kann, wenn dieser Punkt nicht schriftlich festgehalten ist. Ich war als Sideman für eine Michael Jackson Tribute Show gebucht. Während unseres Auftritts in einer großen Event Location in Köln wurden aus dem Backstage-Bereich private Dinge wie Smartphones, Geldbörsen, ein E-Bass samt Tasche, Autoschlüssel, Wohnungsschlüssel, Ausweise, Kleidungsstücke und mehr entwendet. Die Täter haben dann draußen noch die Fahrzeuge durchsucht. Allein der Schaden unseres Bassisten lag bei circa 4500 Euro. Der Veranstalter und sein Anwalt haben jegliche Ansprüche von sich gewiesen. Die für die Show Verantwortlichen hatten vertraglich zu diesem Punkt nichts fixiert. Alle zugebuchten Musiker und die Tänzerinnen sind jedoch davon ausgegangen, dass die uns zugewiesene Garderobe sicher ist. Der Ausgang ist immer noch offen, es ist allerdings davon auszugehen, dass alle Geschädigten auf ihrem Schaden sitzen bleiben.

Klärt aus diesem Grund immer gleich auch die Haftungsfrage vertraglich. Wer haftet für euer Equipment, wenn ihr nicht auf der Bühne seid? Wer haftet für das Equipment, wenn es zu Unruhen vor der Bühne kommt? Wer haftet für einen Diebstahl aus dem Backstage-Bereich? Wer haftet, wenn sich ein Musiker auf der Bühne verletzt (zum Beispiel, weil Kabel nicht vorschriftsmäßig vom Techniker verlegt wurden, er einen Stromschlag erhält oder Teile der Bühnenkonstruktion einstürzen)?

GEMA und Künstlersozialabgabe

Ein ganz wichtiger Punkt, der in jedem Fall vertraglich geregelt sein sollte, ist die Übernahme von Gebühren für die GEMA und der Künstlersozialabgabe durch den Veranstalter. Veranstalter sind verpflichtet, diese beiden Posten zu tragen. Weist im Veranstaltungsvertrag unbedingt darauf hin. Um seinen Verpflichtungen nachkommen zu können, benötigt der Veranstalter eine Liste der von euch vorgetragenen Songs inkl. der Urheber für Text und Musik. Wenn ihr Infos zum Musikverlag habt, nennt sie ihm auch. Bitte notiert auch die ungefähre Spieldauer der einzelnen Lieder. Diese Liste solltet ihr unaufgefordert VOR der Veranstaltung an den Veranstalter übergeben. Dieser muss die Veranstaltung eigentlich vor dem Veranstaltungstag der GEMA melden. Reicht die GEMA-Liste spätestens am Veranstaltungstag ein. Je mehr ihr mithelft, desto wahrscheinlicher ist es, dass der Veranstalter auch tatsächlich die Veranstaltung bei der GEMA meldet und die GEMA-Gebühren zahlt. Wenn ihr eure eigenen Songs spielt, solltet ihr ein großes Interesse daran haben, schließlich steigert dies euer Einkommen.

Weitere Absprachen im Veranstaltungsvertrag

Es gibt einige weitere Punkte, die ihr im Veranstaltungsvertrag festhalten solltet. Manche sind wichtiger als andere. Ein wichtiger Punkt ist das Catering. Haltet im Vertrag fest, was diesbezüglich erwartet wird. Wenn es für die Musiker nur Essensmarken gab oder Mettbrötchen mit Mineralwasser, darf man sich nicht wundern, wenn zum Catering nichts im Vertrag stand. Ich habe schon Veranstaltungen erlebt, bei denen ich mir selbst eine Pizza bestellen musste, weil der Verantwortliche für die Band zum Catering nichts vertraglich festgehalten hat. Es ist durchaus üblich, hier genau zu definieren, was erwartet wird. Zum Beispiel: ein warmes Gericht pro Musiker (falls Vegetarier oder Veganer dabei sind, auch das bitte notieren), kostenlose Softdrinks/alkoholische Getränke, frisches Obst, Snacks

Wird aufgrund einer langen Anreise ein Hotel benötigt, haltet bitte auch das schriftlich fest. Übermittelt unbedingt schriftlich, welchen Standard das Hotel haben soll (z. B. mindestens 2 bis 3 Sterne, Übernachtung mit Frühstück) und wie viele Zimmer (in der Regel Einzelzimmer) ihr benötigt.

Programm

Eine gute Idee ist es, im Veranstaltungsvertrag kurz zu skizzieren, was der Veranstalter von euch zu erwarten hat. In der Regel hat der Veranstalter das zwar vor Vertragsschluss abgefragt oder es euren Bewerbungsunterlagen für eine Veranstaltung entnommen, dennoch sollten spätere Diskussionen ausgeschlossen werden. Ein Beispiel: Ihr seid eine Tribute Band und spielt die größten Hits eines Künstlers nach. Haltet fest, um welchen Künstler es sich handelt. Oder definiert eure Musikrichtung (Rockmusik, Popmusik, Tanzmusik) oder das Programm (Show-Programm, Musikprogramm, Comedy). Ist eure Show in Blöcke unterteilt? Gibt es eine Pause? Auch das sind wichtige Absprachen. In Theatern wird eine Pause zum Beispiel oft für den Getränkeverkauf genutzt. Auf einem Straßenfest kann sie eher hinderlich sein, weil Leute eventuell weiterziehen, während ihr Pause macht. Sprecht das mit dem Veranstalter ab und haltet es im Vertrag fest.

Was ist noch wichtig?

Ein Vertrag gilt immer für zwei Seiten. Schreibt auch in den Vertrag, was ihr leistet und nicht nur, was ihr vom Veranstalter erwartet. Habt ihr euch als fünfköpfige Band plus drei Tänzerinnen angekündigt, können nicht später nur drei Musiker und zwei Tänzerinnen auf der Bühne stehen. Sollte sich dennoch kurzfristig eure Besetzung ändern, teilt das dem Veranstalter vor der Veranstaltung mit. Reduziert gegebenenfalls die Gage entsprechend und haltet das schriftlich fest. Stehen plötzlich mehr Musiker auf der Bühne oder es wird ein höherer technischer Aufwand verlangt, geht das nicht ohne Absprache mit dem Veranstalter und den Technikern. Ein Technikverleih wird dem Veranstalter den Mehraufwand in Rechnung stellen und dieser wird diesen nicht einfach so bezahlen wollen.

Alle Änderungen bedürfen der Schriftform.

Dies sollte der letzte Satz eures Vertrags vor der Reihe mit den Unterschriften und dem Datum sein.

Manche Veranstaltungsverträge enthalten noch den Gerichtsstand. Das kann dann sinnvoll sein, wenn eine Veranstaltung weit von eurem Band-Sitz entfernt stattfindet und ihr im Streitfall nicht so weit fahren wollt, sollte es zu einer Gerichtsverhandlung kommen.

Merchandising

Klärt bitte vor der Veranstaltung, wie mit Merchandising eurerseits oder von der Seite des Veranstalters aus umgegangen werden soll. Möchtet ihr einen Stand für Merchandising-Artikel aufbauen, der von euch betreut wird? Kündigt das dem Veranstalter an und haltet es im Vertrag fest. Eventuell muss dieser bei den örtlichen Behörden klären, ob ein Verkaufsstand auf dem Veranstaltungsgelände zulässig ist.

Haltet im Vertrag fest, wenn ihr dem Veranstalter zu Werbezwecken Plakate, Eintrittskarten oder digitale Vorlagen dafür zur Verfügung stellt. Auch das Zusenden eines Pressetextes und Bandfotos und deren Verwendung sollte festgehalten werden. Macht ihr das nicht, suchen sich die meisten Veranstalter Infos aus dem Internet und ihr müsst mit dem leben, was sie gefunden und verwendet haben.

Konzertmitschnitte und Fotos

Viele Veranstalter beauftragen einen Fotografen oder ein Videoteam. Haltet unbedingt fest, was mit den Aufnahmen geschehen darf und was nicht. Bittet um Übersendung von Kopien und um das Einräumen der Rechte für Werbezwecke. So haben beide Seiten etwas davon.

Fotos, Videos und Audiomitschnitte, die Fans mit ihren Smartphones erstellen, lassen sich heutzutage kaum verhindern. Es macht deshalb keinen Sinn, dem Veranstalter die Durchsetzung eines Verbots aufzuerlegen.

Fazit

Ein Veranstaltungsvertrag sichert beide Seiten ab und klärt die Rahmenbedingung für die gemeinsame Veranstaltung. Im Streitfall dient er als Beweismittel für oder gegen euch. Nun muss der Vertrag nicht alles bis ins kleinste Detail regeln. Das kann einem Vertragsabschluss eher entgegenstehen. Er sollte hingegen die Klauseln enthalten, die für beide Seiten von Wichtigkeit sind. Schaut euch verschiedene Muster von Veranstaltungsverträgen im Internet an. Eine kurze Google-Suche führt euch zu zahlreichen Vertragsmustern, die ihr als Vorlage für euren eigenen Vertrag nutzen könnt. Manchmal senden auch Veranstalter selbst Verträge zu, deren Bestimmungen dann gemeinsam entsprechend angepasst werden.

Ein gut aufgesetzter Vertrag mit eurem Bandlogo, dem Ansprechpartner und einer guten Gestaltung unterstreicht euren Anspruch als professionelle Band. 

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