Grundlagen: Auftrittsvorbereitung

Du spielst in einer Band und nun steht der erste Auftritt an? Dann erfährst du hier, was du alles berücksichtigen muss und wie du deinen ersten Gig richtig planst.

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Damit beim ersten Auftritt deiner Band nichts schiefgeht, musst du einige Dinge vorausplanen und berücksichtigen.

Ich packe meinen Koffer...

Ich kann dir aufgrund über 35 Jahren auf der Bühne sagen, dass nichts wichtiger ist als eine Liste aller Dinge, die du am Auftrittstag unbedingt einpacken musst. Es wird sonst garantiert etwas fehlen.

Zunächst einmal solltet ihr als Band gemeinsam das Fahrzeug (oder die Fahrzeuge) beladen. Aber: Bevor ihr das tut muss sichergestellt werden, dass tatsächlich alles eingepackt ist. Macht dazu unbedingt eine Packliste und schreibt auch mit hinzu, wohin die einzelnen Teile gepackt werden.

Cases oder zumindest Kisten mit Beschriftung sind Pflicht! Je mehr ihr vorsortiert, desto schneller geht das Aufbauen vor Ort und später auch wieder das Abbauen und erneute Aufbauen im Proberaum. Ihr benötigt Kisten, Taschen oder Cases für

  • Mehrfachsteckdosen/Kabeltrommeln/Verlängerungskabel/Stromkabel
  • Instrumentenkabel (Klinke-Kabel)
  • Mikrofonkabel (XLR-Kabel)
  • Lautsprecherkabel
  • Zubehör wie DI-Boxen, Netzteile, Batterien
  • Mikrofonstative
  • Notenstative
  • Lautsprecherstative/sonstige Stative
  • Mikrofone
  • Mischpult
  • Lautsprecher

 

Ja, das sind verdammt viele Kisten oder Taschen. Doch stell dir vor, du müsstest deren Inhalt einzeln tragen oder noch schlimmer: Am Ende sind alle Kabel durcheinander, verknotet oder im schlimmsten Fall defekt!

Ideal sind Kisten, die man gut stapeln kann oder Cases/Taschen, die man auch zu zweit tragen kann. Das schont den Rücken und so wird das Be- und Entladen zum Kinderspiel.

Sind alle Kisten beschriftet, geht der Aufbau schnell vonstatten, weil jeder sofort weiß, wo er was findet.

Schreibt unbedingt auch die Anzahl der benötigten Gegenstände auf eure Liste, zum Beispiel: 20 XLR-Kabel, 10 Instrumenten-Kabel, 5 Mikrofonstative mit Galgen, 3 Mikrofonstative ohne Galgen, zwei kleine Mikrofonstative, 4 Notenstative und so weiter. Zählt den Inhalt der Kisten und hakt den Punkt auf eurer Liste ab, wenn sich die benötigte Anzahl an Gegenständen in der Kiste befindet.

Instrumente

Geht es zu einem Auftritt, ist jeder Musiker selbst für sein Instrument/seine Instrumente verantwortlich. Das heißt jedoch nicht, dass nicht andere Musiker mit anpacken können oder sollen, wenn es um den Transport oder den Aufbau/Abbau geht. Jeder Musiker weiß selbst genau, was zu seinem Instrument gehört. Welche Kabel, Netzteile, Zubehörteile usw. benötigst du? Schreib auch das auf deine persönliche Liste und hake ab, was du schon verladen hast. Auch hier sind Kisten, Cases oder Taschen von Vorteil.

Nichts ist peinlicher als die Ankunft am Auftrittsort und das vergessene Netzteil, Sustain-Pedal oder die Tasche mit den Sticks, die noch im Proberaum steht. Auch ein Klassiker: das Stimmgerät, das eigentlich immer in der Gitarrentasche ist, ist jetzt nicht da. Glaub mir, es gibt nichts, was ich nicht schon selbst erlebt hätte. Mach dir eine Liste und packe deine persönlichen Sachen selbst. So weißt du dann am Schluss auch (hoffentlich), wohin du die entsprechenden Dinge gepackt hast.

Wie lang ist kurz?

Stell dir vor du bist am Ort des Auftritts angekommen. Die Instrumente sind ausgeladen und jeder beginnt mit der Verkabelung. Nun werden vielleicht an einigen Stellen kurze Kabel benötigt, an anderen Stellen aber sehr lange Kabel. Im aufgerollten Zustand und in einer Kiste liegend kann die Länge eines Kabels nur unzureichend beurteilt werden. Nutzt Zeiten, in denen vielleicht nicht alle Musiker zur Probe erscheinen konnten, und beschriftet die Kabel mit ihrer Kabellänge. So kannst du schnell vor Ort entscheiden, welches Kabel du für welche Distanz aus der Kiste nehmen musst. Ein sauberer Bühnenaufbau macht einen professionelleren Eindruck als Kabelsalat, der vermeidbar gewesen wäre.

Transport

Macht euch frühzeitig Gedanken darum, wie all das Equipment zum Auftrittsort transportiert werden soll – inklusive eurer Wenigkeit. Nicht jedes Privatfahrzeug ist gut für den Transport geeignet. Überlegt deshalb, ob nicht das Mieten eines Transporters für den Auftrittstag die bessere Lösung ist (und je nach Entfernung auch die kosteneffizientere). Fünf Fahrzeuge, die 100 Kilometer zum Auftrittsort zurücklegen, sind nicht nur klimaschädlich, sondern auch überflüssig und teuer. Vielleicht ist die gemeinsame Anreise im gemieteten Bandbus möglich oder mit Bus plus einem weiteren Fahrzeug. Die gemeinsame Anreise zum Auftrittsort gehört doch irgendwie auch mit dazu und macht zudem auch einen professionellen Eindruck.

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Das Mieten eines Transporters ermöglicht einen einfacheren Transport und schont die Umwelt

Ankunftszeit

Sprecht unbedingt mit dem Veranstalter und gegebenenfalls auch mit dem Tontechniker vor Ort ab, wann ihr auf die Bühne möchtet/könnt/dürft und ab wann der Soundcheck stattfinden soll/kann. Fragt auch nach Parkplätzen vor Ort. Wo sind diese (Adresse für das Navi) und wie weit ist es von dort zur Bühne? Gerade bei Stadtfesten oder Kirmesauftritten ist die Anfahrt zur Bühne oft problematisch. Es kommt deshalb durchaus vor, dass ihr bereits sehr früh am Auftrittsort sein müsst, um überhaupt zur Bühne vorfahren zu dürfen. Oftmals wird dafür auch eine Genehmigung benötigt, die der Veranstalter euch vorher zuschickt. Diese ist dann auszudrucken und vorne hinter die Windschutzscheibe zu legen, damit die Ordner vor Ort euch mit euren Fahrzeugen durchfahren lassen.

Klärt unbedingt mit eventuell vom Veranstalter beauftragten Verleihern für Beschallungstechnik, wann ihr auf die Bühne könnt. Es nützt nichts, wenn ihr um 14.00 vor Ort seid, der Bühnenbauer und Tontechniker aber dann noch nicht die Bühne und die Technik fertig haben. Schätzt ab, wie lange ihr zum Aufbau benötigt und teilt dies dem Techniker mit. Er kann dann gut abschätzen, ab wann der Soundcheck beginnen kann und weiß, wann der Aufbau beginnen muss, damit später alles reibungslos läuft. Fixiert solche Absprachen immer schriftlich und schickt sie gegebenenfalls auch an den Veranstalter, damit auch dieser Bescheid weiß.

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Route und Fahrzeit

Ermittelt unbedingt einige Tage vor dem Auftritt die Route und die dafür benötigte Fahrzeit. Nichts ist peinlicher als eine verspätete Band, die dann unter viel Zeitdruck aufbauen und ihren Soundcheck erledigen muss. Routenplaner wie Apple Maps oder Google Maps ermöglichen es euch, das Datum und die gewünschte Ankunftszeit bei der Routenberechnung mit anzugeben. Nutzt diesen Service. Google berücksichtigt dabei sogar die Verkehrsstatistik und sagt einen eventuellen Stau mit voraus. Es wird eine untere und eine obere Grenze bei der Fahrtdauer angegeben. Orientiert euch immer am Mittelwert oder der oberen Grenze. Die untere Grenze ist fast nie zu schaffen.

Plant immer einen Puffer mit ein. Ich wähle zum Beispiel als Ankunftszeit immer eine Zeit vor der spätesten möglichen Ankunft. Soll ich um 15.00 vor Ort sein, trage ich bei Google Maps oder Apple Maps 14.30 als späteste Ankunft ein. Ist es eine sehr lange Strecke mit hohem Staurisiko und notwendigen Pausen, plane ich eine noch frühere Ankunftszeit ein.

Aufbau

Regelt bei kleineren Bühnen unbedingt vorab, wer wann auf die Bühne geht. Schlagzeuger und Keyboarder haben in der Regel das meiste Equipment aufzubauen. Lasst als Gitarristen, Bassisten und Sänger diesen bitte den Vortritt. Es bringt nichts, wenn man sich gegenseitig auf den Füßen steht. Der Aufbau geht viel schneller, wenn zunächst diejenigen, die hinten stehen und viel Equipment haben, aufbauen. Ihr könnt das beschleunigen, indem ihr schnell mit anpackt und helft, das Equipment für Drummer und Keyboarder auf die Bühne zu schaffen.

Während beide ihr Equipment aufbauen, lasst euch vom Veranstalter den Backstage-Bereich erklären, parkt vielleicht schon mal die Fahrzeuge von euren Kollegen um oder besprecht mit dem Techniker den weiteren Ablauf. Sobald der Schlagzeuger und der Keyboarder ihre Instrumente aufgebaut haben (müssen noch nicht verkabelt sein) und alle Taschen und Cases beider Musiker von der Bühne verschwunden sind, geht es mit Gitarre und Bass weiter. Sängerinnen und Sänger bleiben bitte noch von der Bühne. Steht alles Equipment an seinem Ort, geht es an die Verkabelung. Ist ein externer Techniker für euch zuständig, klärt bitte zunächst mit ihm, was er von euch benötigt. Im Idealfall hat er von euch vorab einen Technik-Rider erhalten. Dazu erfährst du etwas in einem anderen Artikel. Der Techniker weiß dann also schon vorher, wie viele Mischpultkanäle benötigt werden, wie viele Mikrofone, wie viele DI-Boxen, Steckdosen, Monitore und so weiter.

Ist alles verkabelt, kommen der Sänger oder die Sängerin auf die Bühne. Meistens müssen diese nur ihr mitgebrachtes Mikrofon anschließen oder bekommen sogar ein Mikrofon vom Verleiher gestellt, welches dann schon fix und fertig aufgebaut ist. Nun verkabelt eventuell noch der Techniker die letzten Mikrofone und los geht es mit dem Soundcheck.

Soundcheck planen

Zum Thema Soundcheck gibt es einen separaten Artikel. Das Thema ist zu wichtig, um hier mit einigen wenigen Worten abgehandelt zu werden. An dieser Stelle soll es eher darum gehen, dass auch der Soundcheck vorab geplant werden sollte. Sprecht vor dem Auftritt ab, welches Lied/welche Lieder beim Soundcheck angespielt werden sollen. Wählt Lieder aus, die Besonderheiten wie zum Beispiel ein Instrumentalsolo beinhalten. Wählt eine leise Ballade und einen lauten Rocksong. Ein Lied, bei dem die Hälfte der Musiker nicht oder wenig spielt, ist für einen Soundcheck ungeeignet.

Setlist

Plant unbedingt vorab die Setlist, also welche Songs und in welcher Reihenfolge ihr sie spielen wollt. Das ist sehr wichtig, denn eventuell müssen einige Musiker anhand der Setlist noch verschiedene Vorbereitungen treffen wie Presets in die richtige Reihenfolge bringen, die Textmappe sortieren und so weiter.

Spielt die einzelnen Blöcke eurer Setlist unbedingt bei einer oder mehreren Proben durch. Nur so merkt ihr, ob die Songs wirklich gut miteinander funktionieren. Außerdem könnt ihr so die Übergänge von einem Song zum nächsten üben. Plant bei dieser Gelegenheit auch Moderationen mit ein und übt diese ebenfalls.

Druckt die Setlist für jeden Musiker und für die Techniker (Ton/Licht) aus. Auch der Veranstalter benötigt eine Setlist. Auf dieser sollten außerdem Komponist und Textdichter sowie die ungefähre Spieldauer vermerkt sein. Diese Liste benötigt der Veranstalter für die spätere Abrechnung mit der GEMA. Es ist immer eine gute Idee, einige Setlists mehr auszudrucken als man vielleicht benötigt. So kann es hilfreich sein, mehrere Setlists vorne an der Bühnenkante zu verteilen und dort am Boden festzukleben. Gerade Musiker, die sich viel auf der Bühne bewegen, müssen dann nicht immer zwischen den Songs zu ihrem Platz zurücklaufen um zu erfahren, welches der nächste Song ist.

Veranstaltungsvertrag

Dieser Punkt ist so extrem wichtig, dass ich ihm einen eigenen Artikel gewidmet habe. Dennoch soll und muss er hier Erwähnung finden. Haltet unbedingt alle Absprachen mit dem Veranstalter in einem Veranstaltungsvertrag fest. Habt ihr einen Technik-Rider, weist daraufhin, dass dieser Teil des Veranstaltungsvertrags ist und die dort genannten technischen Voraussetzungen für die Vertragserfüllung eurerseits zwingend notwendig sind. Haltet den Tag und den Ort des Auftritts, die Anzahl der Personen in der Band, eventuell Mitreisende (Bühnenhelfer), die Gesamtgage, die Spieldauer, das Catering, die Startzeit des Programms, das Programmende und vieles mehr schriftlich fest. Mündliche Absprachen sind zwar rechtlich ebenso bindend wie schriftliche, sind aber im Streitfall schwer zu beweisen. Ein redlicher Veranstalter wird von selbst auf einen Veranstaltungsvertrag bestehen. Es gibt noch viele Dinge mehr, die unbedingt schriftlich im Vertrag fixiert werden müssen, doch dazu liest du besser den Fachartikel zum Veranstaltungsvertrag.

Bühnen-Outfit

Es  ist schon etwas peinlich, dass man das überhaupt erwähnen muss. Aber ein vorher abgesprochenes und miteinander abgestimmtes Bühnen-Outfit ist Pflicht! Überlegt euch, welches Image ihr auf der Bühne vermitteln möchtet. Es gibt nichts Schlimmeres als ein unpassendes Bühnen-Outfit oder ein Outfit, das nicht in sich stimmig ist. Das bedeutet nicht, dass ihr wie der Lübecker Gesangsverein 1807 e.V. auftreten sollt, sondern die einzelnen Outfits im Rahmen eures Images liegen und zueinander passen. Dazu gehören der Schnitt, die Art der Kleidungsstücke, die Farbe und vieles mehr. Bei der Gala-Veranstaltung der Tanzschule Hubendiehl in Hückelhoven sind die kurze Hose, das T-Shirt und der Anblick von tätowierten Armen und Beinen ebenso fehl am Platz wie die schwarzen Anzüge mit Hemd und Krawatte beim Straßenfest in Bochum. Trag einfach mal euer geplantes Outfit zu einer Probe und macht ein Band-Foto damit. So könnt ihr beurteilen, wie es zueinander passt und was eventuell stört.

Fazit

Es sind viele Dinge vor einem Auftritt zu klären. Es gibt viel zu planen, zu überlegen und zu besprechen. Fixiert immer alles schriftlich, erstellt Listen und vor allem: Schmeißt keine Listen nach dem Auftritt weg! Ihr braucht sie beim nächsten Auftritt wieder. Eine gute Organisation ist die halbe Miete. Technische und analoge Hilfsmittel können das alles stark vereinfachen: Gemeinsamer Bandkalender, digitale in der Cloud geteilte Listen, Beschriftungsgerät für die Beschriftung der Kisten und Kabel, Telefonlisten im Proberaum mit Ansprechpartnern, eine im Proberaum aufgehängte Kopie des Veranstaltungsvertrags und des Technik-Riders und vieles mehr. Je besser die Auftrittsplanung läuft, desto reibungsloser wird alles am Tag des Auftritts über die  Bühne gehen. Das hebt die Stimmung bei euch, beim Veranstalter, bei den Technikern und schließlich auch beim Publikum. So wird euer Auftritt am Ende ein Erfolg (musikalisches Können natürlich vorausgesetzt).

Zum Schluss eine Anmerkung in eigener Sache: Schlechte Planung im Vorfeld einiger Musiker oder Verantwortlicher hat schon für viel Stress und Ärger in meinem Leben gesorgt, den ich gerne vermieden hätte. So etwas vermiest nicht nur die Stimmung im Vorfeld, sondern auch auf der Bühne. Der beste Musiker nützt nichts, wenn er ein organisatorischer Chaot ist oder seinen Pflichten nicht nachkommt. Auch das Abwälzen der Pflichten auf andere Musiker sowie Schuldzuweisungen sind für mich ein Grund, mich schnellstmöglich von solchen Musikern zu trennen.

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