Grundlagen: Rechnungen Schreiben

Herzlichen Glückwunsch zu deinem Schritt in die Selbstständigkeit. Das Leben als Freiberufler kann manchmal ganz schön aufregend sein, insbesondere dann, wenn es um das Thema Buchhaltung geht. Nun hast du deinen ersten Auftrag abgeschlossen oder den ersten bezahlten Gig als Freiberufler gespielt und musst eine Rechnung schreiben. Doch was gehört überhaupt auf eine ordentliche Rechnung? Hier erfährst du es.

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Die Tage von Bargeld ohne Beleg sind für den frischgebackenen freiberuflichen Musiker vorbei. Eine Rechnung muss erstellt werden und deren Form ist nicht ganz unwichtig

Umsatzsteuerpflicht oder Kleinunternehmer?

Bevor wir nun in die Details der Rechnungserstellung einsteigen, stellt sich zunächst für dich die Frage, ob du für die Umsatzsteuerpflicht votiert hast oder zunächst als Kleinunternehmer startest. Im letzteren Fall darfst du keine Umsatzsteuer ausweisen. Allerdings musst du auf der Rechnung darauf hinweisen, warum die Umsatzsteuer entfällt. Dazu enthält deine Rechnung einen kleinen Zusatz:

Im ausgewiesenen Rechnungsbetrag ist gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer enthalten.

Du bist nicht verpflichtet, in der Rechnung das Wort “Kleinunternehmer” oder “Kleinunternehmer-Regelung” zu verwenden.

Wenn du dir die Frage, ob du nun lieber als Kleinunternehmer starten sollst oder gleich für die Umsatzsteuerpflicht votierst, noch stellst, hier einige Denkanstöße:

Könnte ich persönlich die Zeit zurückdrehen, würde ich von Anfang an für die Umsatzsteuerpflicht votieren. Der Aufwand ist sehr überschaubar und man kann sich schnell in die Thematik einarbeiten. Es war damals für mich sehr viel aufwändiger, den Wechsel zu vollziehen, nachdem ich die Umsatzgrenze für Kleinunternehmer gesprengt hatte. Nun musste ich alle festen Kunden informieren und vor allem wurde es plötzlich notwendig, für meinen Job als freiberuflicher Musiklehrer eine Umsatzsteuerbefreiung beim Land NRW zu erwirken. Da sich zu Beginn meiner freiberuflichen Tätigkeit als Kleinunternehmer diese Frage nicht gestellt hat, habe ich das natürlich damals beim Start nicht getan. Auch das Umstellen der Rechnungen musste nun zügig erfolgen inklusive der Einarbeitung in das Thema Umsatzsteuer. Das ist natürlich im laufenden Betrieb unter Zeitdruck sehr viel nervenaufreibender als zu Beginn der Karriere als Freiberufler.

Als Kleinunternehmer hast du nur geringe Vorteile. Diese machen sich nur dann bemerkbar, wenn du für Privatpersonen arbeitest. Diese sind nicht vorsteuerabzugsberechtigt und haben deshalb durch die von dir aufgeschlagene Umsatzsteuer höhere Kosten, wenn sie dich als Musiker beauftragen. Arbeitest du hingegen für Unternehmen, hat das Unternehmen einen Nachteil, wenn du Kleinunternehmer bist und keine Umsatzsteuer ausweisen darfst. Das Unternehmen kann diese nämlich nicht mit der seinerseits vereinnahmten Umsatzsteuer verrechnen. Ein Hochzeitssänger, der direkt vom Brautpaar engagiert wird, ist als Kleinunternehmer bei gleicher Gage also günstiger als der Musiker, der umsatzsteuerpflichtig ist. Arbeitet der Hochzeitssänger aber für einen Service-Dienstleister, der die Hochzeit plant, wird dieser es begrüßen, wenn er von dir eine Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer erhält.

Du selbst kannst natürlich auch die Umsatzsteuer deiner Ausgaben mit der deiner Einnahmen verrechnen, wenn du für die Umsatzsteuer votierst. Als Kleinunternehmer geht das nicht.

Über dieses Thema wurden schon viele Fachartikel verfasst. Wenn du dir unsicher bist, sprich darüber mit deinem Steuerberater. Es ist aber auch kein Problem, beides auszuprobieren. Du kannst immer zu Beginn eines Kalenderjahres zwischen den beiden Formen wechseln. Eine Mitteilung an das zuständige Finanzamt genügt normalerweise.

Was gehört auf die Rechnung?

Es gibt einige Pflichtangaben für die Rechnung und einige optionale Angaben. Im Zweifelsfall steht lieber eine Angabe mehr auf der Rechnung als eine zu wenig.

  • Rechnungssteller: Name, Adresse und Kontaktinformationen des Freiberuflers (Auftragnehmer)
  • Steuernummer und/oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.): Diese Nummern sind wichtig für die steuerliche Erfassung und Identifizierung des Freiberuflers.
  • Rechnungsempfänger: Name, Adresse und Kontaktinformationen des Auftraggebers (Kunden).
  • Rechnungsdatum: Das Datum, an dem die Rechnung erstellt wurde.
  • Rechnungsnummer: Eine eindeutige Nummer, die jeder Rechnung zugeordnet ist und hilft, sie im Buchhaltungssystem nachzuverfolgen. Die Rechnungsnummer sollte fortlaufend sein.
  • Leistungsbeschreibung: Eine detaillierte Liste der erbrachten Dienstleistungen oder gelieferten Produkte, einschließlich Mengen, Einzelpreisen und eventuellen Rabatten.
  • Leistungszeitraum: Der Zeitraum, in dem die Dienstleistungen erbracht oder die Produkte geliefert wurden.
  • Gesamtbetrag: Der Gesamtbetrag der Rechnung, einschließlich aller Steuern (z.B. Umsatzsteuer) und eventueller Versandkosten.
  • Zahlungsbedingungen: Die vereinbarten Zahlungsbedingungen, wie Zahlungsfrist und eventuelle Skonti.
  • Bankverbindung: Die Bankverbindung des Freiberuflers, einschließlich Bankname, Kontonummer, Bankleitzahl oder IBAN und BIC/SWIFT-Code (für internationale Überweisungen).

 

Eine Rechnung wird nicht unterschrieben. Der Versand der Rechnung kann auf elektronischem wie postalischem Wege erfolgen. Achtung: Erfolgt der Rechnungsversand postalisch, sind die Kosten in der Steuererklärung als Ausgabe abzuziehen und mindern dann das zu versteuernde Einkommen.

Rechnungserstellung per Software

Möchte man sich das Leben einfach machen, nutzt man für das Erstellen der Rechnung eine darauf spezialisierte Software. Ich nutze dazu an meinem Mac zum Beispiel die Software GrandTotal. Es gibt aber viele Programme für alle Betriebssysteme und sogar für iPad und Co. Manche dieser Produkte arbeiten dabei sogar mit der eigenen Banking-Software zusammen oder mit der Software für das Erstellen der Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR) für die Steuererklärung.

Der Vorteil einer solchen Software ist, dass man sich um solche Dinge wie die fortlaufende Rechnungsnummer nicht weiter sorgen muss. Das Programm erstellt diese automatisch. Auch das aktuelle Datum wird eingefügt, sobald man die Rechnung versendet. GrandTotal verfügt zum Beispiel auch über eine integrierte Kundenverwaltung, sodass alle wichtigen Daten sofort passend eingetragen werden. Der Versand kann auch per Email an die dort hinterlegte Email-Adresse erfolgen.

Bei festen Kunden oder wiederkehrenden Dienstleistungen ermöglicht es eine Software für die Rechnungserstellung Bausteine anzulegen, die dann einfach per Drag & Drop ausgewählt werden. Preise, Skonti, Umsatzsteuersätze und vieles mehr lassen sich definieren und per Mausklick in die Rechnung integrieren. Das Erstellen einer Rechnung für Stammkunden ist somit eine Sache von Sekunden.

Der größte Vorteil einer solchen Software ist aber neben der Zeitersparnis, dass man keine wichtigen Angaben vergessen kann. Sie erinnert mich außerdem an fällige Rechnungen und säumige Kunden. Das Erstellen von Angeboten und Gutschriften ist ebenfalls nur einen Mausklick entfernt.

GrandTotal erstellt außerdem für mich verschiedene Statistiken, anhand derer ich mir schnell einen Überblick über den bisherigen Verlauf des Geschäftsjahres im Vergleich zu Vorjahren verschaffen kann. Auch andere Software-Produkte können das.

Natürlich kann man all das auch mit einer Word-/Excel/Pages/Numbers-Vorlage erledigen. Wer diese nicht selbst anlegen möchte, findet reichlich Vorlagen (kostenlos wie kostenpflichtig) im Internet. Hier muss jeder für sich selbst entscheiden, was er bevorzugt. Ich möchte meine Software nicht mehr missen.

Rechnung nicht bezahlt?

Immer wieder kommt es mal vor, dass Rechnungen nicht bezahlt werden. Hier gibt es zwei Typen von Kunden: Die vergesslichen Kunden und diejenigen, die sich für Fristen und Zahlungsverpflichtungen nicht interessieren. Glücklicherweise kommen beide Typen nicht häufig vor und der vergessliche Kunde häufiger als der Verweigerer. Und doch wirst du im Laufe deines Freiberuflerdaseins mit beiden Kundentypen konfrontiert werden.

Eine Zahlungserinnerung lässt sich in der Regel mit einer Buchhaltungs-Software per Mausklick erstellen und versenden. Auch Teilzahlungen lassen sich verbuchen. Was du genau tun kannst/solltest, wenn eine Rechnung nicht bezahlt wird, liest du hier.

Nach dem Zahlungseingang

Beim Durchsehen deiner Kontoauszüge hast du Zahlungen festgestellt? Prima. Anhand der vom Kunden hoffentlich im Verwendungszweck angegebenen Rechnungsnummer kannst du diese schnell der entsprechenden Rechnung zuweisen. Nutzt du eine Software zur Rechnungserstellung, kannst du die Rechnung dort nun als bezahlt markieren und das Datum des Zahlungseingangs eintragen. Ansonsten vermerkst du den Zahlungseingang auf deiner ausgedruckten Rechnung und heftest die Rechnung in einen Ordner mit allen Ein- und Ausgaben für das aktuelle Geschäftsjahr.

Achtung: Hier gibt es Unterschiede zwischen der Ist- und Soll-Besteuerung, wenn du umsatzsteuerpflichtig bist. Als Musiker ist die Ist-Besteuerung in der Regel deutlich günstiger, weil du die Umsatzsteuer erst dann verbuchst, wenn der Kunde die Rechnung bezahlt hat. Bei der Soll-Besteuerung gilt der Tag der Rechnungsstellung. So musst du die Umsatzsteuer nicht vorfinanzieren, während du noch auf das Begleichen der Rechnung durch den Kunden wartest. Den Antrag auf Ist-Besteuerung stellst du formlos beim Finanzamt. Regelmäßig relevant wird das, wenn du Rechnungen um den Jahreswechsel herum erstellst. Bei der Ist-Besteuerung spielt es eine Rolle, wann die Rechnung beglichen wird. Die Umsatzsteuer wird erst mit dem Zahlungseingang fällig. Auch bei säumigen Kunden ist das wichtig, denn sonst müsstest du Umsatzsteuer für eine Rechnung abführen, deren Zeitpunkt der Bezahlung ungewiss ist.

Ich habe mir angewöhnt, alle Rechnungen immer sofort auszudrucken und in eine Ablagebox für die Einnahmen zu legen. Regelmäßig prüfe ich die Zahlungseingänge auf meinem Konto und schreibe das Datum des Zahlungseingangs oben auf die Rechnung und markiere die Rechnung außerdem in meiner Software als bezahlt und trage dort das Datum des Zahlungseingangs ebenfalls ein. So habe ich alle Daten immer in zweifacher Ausführung: digital und in Papierform.

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